Cambios sufridos por el SISTEMA DOCAL desde la versión 3.30 a la 5.00

VERSIÓN ACTUAL: 5.50

5.00.30 (disponible desde 07-Feb-2002)

• Actualización de seguridad recomendada para todos los clientes de Docal 5.00.

5.00.23 (disponible desde 08-Oct-2002)

• Revisión que corrige pequeños errores de presentación.

5.00.16 (disponible desde 23-Jul-2002)

• Los Administradores de Documentos reciben los avisos de Peticiones de Cambio sobre sus documentos administrados, y pueden tomar decisiones sobre dichas peticiones.
• Mejorada la búsqueda de formatos desde Otros Documentos.
• Nuevos eventos registran:
  • El cambio de itinerario de un Documento.
  • La adición y eliminación de usuarios requeridos cuando se activan privilegios.
  • La activación y desactivación de avisos y conexiones.
  • Creación de Documentos con Código o Itinerario libres.
• Desde las preferencias del usuario se puede activar, para los Documentos en Desarrollo, una nueva columna Evento que muestra la fecha del último evento de cambio de estado, lo cual es especialmente útil para Documentos que han sido devueltos una o más veces.
• Iconos más grandes en la ventana de Correo, y nuevo icono Abrir.

5.00 (disponible desde 17-Jun-2002)

• Versión totalmente cliente/servidor, requiere uno de los siguientes Servidores de Base de Datos:
  • Microsoft SQL Server 7.0 ó posterior
  • Oracle 8i ó posterior
  • MSDE (suministrado junto con Docal 5.00)
• Ya no es necesario Reparar ó Compactar la Base de Datos.
• Mejora significativamente la seguridad de la información mantenida en el sistema, eliminando la posibilidad de que el bloqueo de un PC pueda alterar la Base de Datos de forma no deseada.
• Soporta todas las características de la versión 4.50, excepto la creación de Maletines.
• Algunas pantallas han sufrido una ligera remodelación, que no requiere nuevo aprendizaje por parte de los usuarios.
• El proceso de aprobación de Documentos es ahora más sencillo para el usuario final.
• IMPORTANTE: Si tiene instalada una versión 4.50 ó anterior del Sistema Docal, antes de migrar a la versión 5.00, tenga en cuenta lo siguiente:
  • La creación de Maletines aún no está soportada en la versión 5.00. Si esta característica resulta imprescindible para Ud. o sus usuarios, espere a una versión posterior que incorpore maletines.
  • Si no dispone de un servidor SQL Server 7.0 (ó posterior) u Oracle 8i (ó posterior) para alojar la Base de Datos, deberá instalar MSDE (suministrado junto con Docal 5.00), cuya capacidad máxima de almacenamiento es de 2GB. Si la suma del tamaño de los archivos *.IDT de su actual Base de Datos supera los 2GB, para migrar a Docal 5.00 deberá adquirir por separado licencias de SQL Server o bien de Oracle.

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4.50.22 (disponible desde 16-Abr-2002)

• La Gestión de Formatos es ahora más sencilla en Distribución Normal (sin cambios para Distribución Mejorada).

4.50.21 (disponible desde 9-Abr-2002)

• Nueva opción al distribuir documentos a destinatarios, permite asignar a un usuario los documentos de otro.
• Ampliada la compatibilidad hacia atrás para envío de correo de Outlook 97 (versiones anteriores sólo podían enviar correo mediante Outlook 98 ó posterior).

4.50.16

• Las Autorizaciones por Usuario se heredan ahora del Departamento y/o Nivel de forma instantánea, no se precisa pulsar el botón de actualización.
• Se permite a los Críticos abrir (pero no criticar) los Documentos que se encuentran en estado Creado.

4.50 (disponible desde Nov-2001)

• Los Documentos se comprimen antes de almacenarlos en la Base de Datos, consiguiendo una mayor capacidad de almacenamiento y un menor tráfico de red.
• La capacidad de los archivos .IDT se duplica desde 1GB hasta 2GB cada uno (en total 8GB).
  Esto unido a la compresión de los Documentos hace que la capacidad de almacenamiento se multiplique por un factor superior a 4.
• Un nuevo campo Descripción en la ficha del Documento permite incluir información adicional sobre el mismo, su propósito, alcance, normas para su utilización o registro, etc.
• La impresión de Página Cero permite seleccionar los elementos que deben imprimirse u omitirse.
• Para documentos de Word 2000 y Excel 97/2000 (ó posteriores) es posible hacer lo siguiente de manera automática:
  • Proteger con clave, de modo que el Sistema Docal siempre muestra al Destinatario el Documento protegido contra cambios.
    Desde siempre el Sistema Docal ha impedido al usuario modificar el Documento de la Base de Datos, pero ahora incluso puede impedirle que modifique la copia que recibe.
  • Impedir Guardar como: es posible impedir que el Destinatario utilice las opciones de Word y Excel para guardar copias de los documentos.
  • Impedir Seleccionar: es posible impedir que el Destinatario seleccione texto o celdas del Documento, evitando de este modo la posibilidad de copiar estos contenidos para pegar en otro documento.
  • Impedir Imprimir: de este modo, el destinatario puede consultar el documento en pantalla pero no imprimir copias.
  • Imprimir Marca de Impresión: en el caso de que la impresión esté permitida, un nuevo marcador permite al Generador del Documento colocar una marca de impresión.
    Siempre que el Destinatario imprima el Documento, aparecerá impreso en el mismo su estado, el nombre del usuario y la fecha y hora.
    En la Edición Empresarial, estas fecha y hora coinciden con las del correspondiente evento registrado en el Sistema Docal.
  • Nuevos marcadores permiten crear una Página Cero Integrada dentro del Documentos.
• Compatibilidad con la nueva versión 4.50.10 del Replicador Docal.

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4.20.06 (disponible desde 09-Jul-2001)

• Distribución por Intranet/Internet: en el asistente para la creación de Sitios Web (sólo Edición Empresarial), se permite conservar las claves de las páginas de Usuarios y Documentos.

4.20.05 (disponible desde 25-Jun-2001)

• Distribución por Intranet/Internet: Un nuevo asistente crea el sitio Web de Documentación completo de forma automática. Puede crear una página independiente para cada usuario o bien un único sitio Web completo para toda la empresa, incluyendo todos los documentos o sólo aquellos que Ud. seleccione. Ni Ud. ni los responsables de la Intranet o del servidor de Internet tendrán que escribir ni una sóla línea de código HTML, y basta con modificar las plantillas predefinidas para darles un aspecto uniforme con la imagen del sitio Web corporativo.
• Compatibilidad total con MS-Outlook: se puede conectar el sistema de mensajería del Sistema Docal con el correo electrónico de Microsoft Outlook.
• Listado completo de documentos: un nuevo permiso permite que si es necesario un usuario pueda tener acceso al listado completo de documentos, aunque no pueda acceder al contenido de los mismos.
• Títulos más largos: se ha ampliado la longitud permitida para los títulos de los documentos.

4.20.03 (disponible desde 16-Abr-2001)

• En las estadísticas de Recuento General se incluyen datos sobre el tamaño real de los Documentos y sobre el porcentaje de ocupación de los archivos de la Base de Datos.
• Ahora todos los usuarios tienen acceso de consulta sobre el nodo Departamentos, lo que les permite un acceso más estructurado a sus Documentos.
• El Administrador, al distribuir Documentos a Destinatarios, puede imprimir el listado. Este listado estaba antes disponible desde el Explorador.

4.20

• Mejoras relacionadas con Internet e Intranet:
  • Mayor facilidad para la distribución de Documentos por Internet ó Intranet mediante nuevas opciones del menú Herramientas que permiten volcar a un directorio los Documentos OLE o los Archivos PDF seleccionados.
  • Compatibilidad con Microsoft Outlook para solicitar soporte y actualizaciones.
  • Disponiendo de conexión a Internet desde el PC, podrá conocer automáticamente si su versión del Sistema Docal está completamente actualizada.
• Mejoras en la Gestión Documental:
  • Mejorada la Gestión de Peticiones de Cambio para el caso de múltiples peticiones sobre un mismo documento.
  • Nuevos permisos de usuario posibilitan impedir que un usuario imprima listados y/o páginas cero.
  • Posibilidad de cambiar el Itinerario de un Documento en estado Creado.
• Mejoras relacionadas con las Reglas de Codificación:
  • En la Edición Empresarial, ahora es posible crear y mantener tablas de Clientes, Proyectos y Proveedores, y utilizar éstos dentro de las reglas de codificación de documentos.
  • Al definir las Reglas de Codificación de Documentos, es posible asignar una numeración consecutiva para cada Tipo de Documento o para cada Proyecto dentro de un Tipo de Documento.
  • Las Reglas de Codificación pueden tener hasta 12 partes (antes 10) y admiten como separador el punto (antes sólo barra y guión).
• Mejoras relacionadas con la gestión de Autorizaciones y Tipos de Documentos:
  • Es posible asociar Plantillas a los Tipos Básicos de Documentos y heredarlas en los Tipos de Documentos derivados.
  • Mayor facilidad para crear distintos Tipos de Documentos dentro del mismo Tipo Básico.
  • Posibilidad de Copiar, Pegar y Eliminar Autorizaciones en bloque.
  • Nuevos nodos en el Explorador de Docal permiten consultar y definir Autorizaciones dentro de cada Tipo de Documento.
• Mejoras de Opciones y Configuración:
  • En el menú Herramientas, se distingue entre la Configuración del PC y las Preferencias del Usuario.
  • Nuevas opciones de Configuración General.
  • Posibilidad de confiar en la seguridad de Windows NT, sin que los usuarios tengan que teclear sus contraseñas para acceder al Sistema Docal.
• Mejoras en la interfaz de usuario:
  • Completas funciones de búsqueda en el Explorador de Docal que permiten expresar criterios de selección que pueden ser guardados para uso posterior.
  • Selección rápida en el Explorador de Docal mediante doble click.
  • Durante procesos largos como compactación y actualización de autorizaciones, se muestra el progreso de la operación en la barra de estado.
  • Interfaz mejorado para la búsqueda de documentos Vigentes, en Desarrollo e Históricos.
  • Interfaz mejorado para la inserción de referencias y documentos reemplazados.
• Compatibilidad con el Replicador de Docal.
  • El Replicador de Docal, que puede ser adquirido por separado, mejora drásticamente el rendimiento del Sistema en PCs remotos que conectan al servidor central mediante líneas RDSI ó Frame Relay.
    Si desea información sobre el Replicador de Docal, pídala desde aquí.

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4.00.11

• Docal puede escribir automáticamente el código y título en el interior de documentos creados con Word y Excel (versiones 97 y 2000).
• Al incluir destinatarios en la página cero, se puede elegir entre todos o sólo los de papel.
• Se permite elegir cómo se muestran los documentos al arrastrarlos sobre Docal, como icono o como una imagen reducida de su contenido.
• Se permite desactivar usuarios antiguos (que han abandonado la empresa).
• Mayor facilidad para eliminar usuarios antiguos que no han tenido responsabilidades sobre documentos.

4.00.08

• Las siglas de un Tipo Básico pueden tener hasta 20 caracteres (antes 10).
• Se permite desactivar la advertencia de que un documento no es modificable.
• Mejoras en la optimización del acceso por RDSI o Frame Relay.

4.00.06

• Se permite incluir a los destinatarios en la página cero. La página cero siempre va personalizada al pie.
• Mejoras en la ficha completa del documento:
  • Se pueden añadir o eliminar conjuntamente varios usuarios seleccionados.
  • Se pueden agregar Administradores de documentos a documentos vigentes.
  • Se pueden imprimir páginas cero personalizadas para todos los destinatarios en papel o para usuarios seleccionados.
• El Administrador de un documento vigente puede agregar o eliminar destinatarios.
• Se permite mostrar documentos en desarrollo en el Explorador de Docal.
• Todos los usuarios tienen acceso (limitado) al Explorador de Docal.
• En PCs que no tengan instalado Internet Explorer 4.0 ó posterior, se permite configurar el sistema de ayuda para funcionar con otro navegador como Netscape 3.0 ó posterior, Internet Explorer 3.0 y otros.
• Mejoras en el bloqueo de documentos.

4.00.00

• Nuevo instalador, más sencillo.
• Nuevo actualizador, permite incorporar automáticamente a todos los PCs de la Red las revisiones de la versión 4, sin necesidad de reinstalar en cada PC.
• Mayor rapidez de ejecución.
• El código del documento puede tener hasta 35 caracteres (antes 25).
• Mejoras en la gestión de autorizaciones al revisar o devolver documentos.
• Nueva opción de configuración local para optimizar acceso por RDSI o Frame Relay.
• No se necesita protector de pantalla al compactar.