Actualización del Sistema Docal

Esta página está destinada a informar a los clientes del Sistema Docal que han contratado el Servicio de Soporte y Actualización Permanentes.

En ella se recogen las nuevas características de las revisiones que están disponibles en cada momento.

También puede conseguir una versión actualizada de las UTILIDADES.

Desde aquí agradecemos la valiosa colaboración de nuestros clientes, que con su apoyo y sugerencias nos ayudan a mejorar constantemente el producto.

Si es cliente y desea saber cómo solicitar la actualización, pulse aquí.

Ultimas características incorporadas:

5.51.03 (17/01/2012) (volver arriba)

• En el Explorador, se puede abrir un elemento de la lista de la derecha haciendo doble click en el selector (flecha negra que señala el elemento actual).

• En la Configuración general, al generar un documento HTML con la descripción completa, aparecen también los campos personalizados de las distintas tablas y el calendario principal.

• Novedades de Gestión Documental:

  • Si está activada la seguridad FDA en la configuración general, se evita la eliminación de generadores con fecha de entrega en documentos.

  • Se ha eliminado la propiedad de los documentos "OLE registro".

• Novedades de Formularios Interactivos:

  • Si está activada la seguridad FDA en la configuración general, se evita la eliminación de generadores con fecha de entrega en secciones.

  • En el Explorador, al analizar los datos de un Modelo, el listado por departamentos, muestra el nombre de la sección en lugar de número de sección y, si hay Agente Docal, muestra los SLA reales. Se recomienda utilizar el menú "Administrador / Utilidades / Formularios / Completar días laborables en formularios y secciones" para actualizar valores de SLA en formularios creados con versiones anteriores.

  • En el Explorador / Formularios, nuevo listado de formularios "A reprocesar". Para el Administrador, muestra además un botón "Reprocesar" que permite reprocesar todos ellos. Idealmente este listado debe estar vacío, si bien pueden aparecer formularios que hayan quedado en una situación indefinida debido a cortes de red u otras incidencias durante su tramitación.

  • Se permite incluir los marcadores [SD_Fml_Numero], [SD_Mod_Clase] y [SD_Mod_Titulo] en plantillas para envío de emails externos.

  • Mejoras de rendimiento.

• Errores corregidos:

  • Se evita mostrar usuarios desactivados en la consulta de usuarios sin puesto.

  • Se ha resuelto un problema con Oracle que impedía guardar cambios de la configuración general en caso de existir un gran número de campos definibles en las tablas de Usuarios, Clientes, Proveedores, Procesos y/o Proyectos.

5.51.01 (22/11/2011) (volver arriba)

• Novedades de Gestión Documental:

  • Nueva opción del menú Administrador / Utilidades / Documentos / Transformar Objetos OLE en archivos que permite transformar los "Objetos OLE" de la base de datos en "Archivos de disco".

  • Los marcadores de Word ahora funcionan con "Archivos de disco" y no sólo con Objetos OLE.

  • Se pueden seleccionar uno o varios destinatarios en papel antes de imprimir sus páginas cero.

• Novedades del Control de la Formación:

  • Al modificar las relaciones de un tipo de curso, se pueden eliminar todas las de un nodo de una sola vez.

  • Al agregar al tipo de curso obligados por Dep/Niv se puede activar privilegios para elegir cualquier combinación, no sólo las ya existentes.

  • En el menú Herramientas / Preferencias del Usuario / Como gestor de formación se puede elegir que no se muestren carencias para nuevas versiones de cursos ya realizados.

  • En el Explorador, en Formación / Tipos de cursos ya no se despliegan todos los tipos, sino que hay que hacer "click" a la derecha en uno de ellos para que se despliegue.

  • Se puede adjuntar archivos a un curso (actas, partes de asistencia escaneados...)

• Errores corregidos:

  • Al pulsar en el nodo de un usuario en el Explorador se mostraba un mensaje.

  • No se guardaba la plantilla e-mail de destinatarios al diseñar un Modelo de Formulario.

  • En ocasiones se podía interpretar incorrectamente dependencias complejas de tipo OR si dependían de variables en secciones no aprobadas.

  • Al agregar usuarios obligados por Dep/Niv a un tipo de curso se mostraba un mensaje.

  • Al enviar documento por Outlook, si existía una versión PDF del mismo, no se adjuntaba o mostraba un mensaje.

  • Al modificar repetidamente un "archivo de disco" sin guardar los cambios en la base de datos, se podían perder algunas modificaciones.

  • La traduccción al francés mostraba algunos términos ambiguos.

5.51.00 (06/09/2011) (volver arriba)

• El idioma FRANCÉS está ahora disponible desde el menú Administrador / Configuración general.

• Nuevas opciones de configuración general para mostrar/ocultar botones de Outlook.

• Nuevas opciones de configuración general para permitir/impedir a usuarios adjuntar documentos y formularios en Outlook.

• El "scroll" con la rueda del ratón está desactivado por defecto, debido a que dependiendo del controlador del ratón que tenga instalado el PC puede producir salidas anormales de Docal. Se puede volver a activar desde el menú Herramientas / Preferencias de (usuario) / Scroll en Grids.

• Posibilidad de elegir las fuentes de pantalla desde el menú Herramientas / Preferencias de (usuario) / Cambiar las fuentes de pantalla. Si se elige una fuente más grande que la predeterminada, es posible que algunas pantallas no se visualicen correctamente.

• Posibilidad de elegir una impresora antes de imprimir desde el menú Herramientas / Preferencias de (usuario) / Pedir impresora antes de imprimir.

• Se ha cambiado el comportamiento del botón de eliminación en el Explorador / Usuarios / (un usuario) / Documentos con objeto de evitar errores involuntarios. Antes eliminaba los documentos de la base de datos. Ahora elimina al usuario como destinatario de esos documentos.

• Bajo Explorador / Formularios / Cumplimentados / Pendientes / Secciones pendientes de acciones ahora muestran los ID de los usuarios que efectivamente tienen pendientes las acciones.

• Se ha cambiado la estructura interna de las consultas de SQL Server. Por tanto, ya no es necesario mantener la compatibilidad de la base de datos a nivel 80 (SQL Server 2000).

5.50.99 (05/07/2011) (volver arriba)

• Se ha reducido el tiempo de respuesta tras aprobar un documento o una sección de un formulario.

• En caso de detectar problemas de lentitud de respuesta en algunas operaciones, desde el servicio ténico es posible activar un registro del rendimiento que permita analizar el problema y encontrar una solución específica.

• Cuando se muestra la advertencia de que un documento vigente no es modificable, aparece un nuevo botón que permite cancelar la operación sin abrir el documento.

• Se ha unificado el modo en que se muestran los formularios pendientes en distintos puntos del Explorador. Ahora aparecen clasificados por modelos y secciones.

• Para clientes que usan Escalados con el Agente Docal, al visualizar los formularios pendientes se muestran separados y en rojo los que están fuera de plazo.

• Al mostrar un Modelo en el Explorador, por omisión no se muestran las variables hasta elegir una sección. Esto mejora notablemente la velocidad de carga para formularios con centenares de variables.

• Se ha corregido un error que podía mostrar un mensaje de error al crear o modificar autorizaciones de documentos.

• Se ha corregido un error que podía provocar el cierre inesperado de Docal tras eliminar un usuario de un documento o de una sección de un formulario.

5.50.98 (24/05/2011) (volver arriba)

• Nuevas opción al exportar formularios, permite exportar el contenido como texto, por ejemplo para importar desde SPSS.

• Nuevas opciones de configuración general:

  • Exportar a Excel valores lógicos como Si/No (desde 5.50.79 se exportaban como 0/1)

  • Permitir pegar en tablas enlazadas a datos (desde 5.50.82 no se permitía pegar en las columnas de una tabla que están enlazadas a datos)

  • Exportar a texto fechas según configuración regional (por defecto se exportan en formato ANSI)

  • Exportar a texto números según configuración regional (por defecto se exportan usando punto para la coma decimal)

5.50.97 (10/05/2011) (volver arriba)

• Nueva opción de configuración local:

  • Guardar modelos localmente: permite guardar una copia local en el PC de los modelos que se utilizan. Puede mejorar el tiempo de carga de un formulario cuando la conexión al servidor es lenta.

5.50.96 (09/05/2011) (volver arriba)

• Resuelve incidencias menores relacionadas con:

  • Diseños de formularios mayores de 512KB

5.50.95 (19/04/2011) (volver arriba)

• Resuelve incidencias menores relacionadas con:

  • Volcado de formularios a Excel.

  • Variables de tipo fecha que llevan alertas asociadas.

5.50.94 (07/04/2011) (volver arriba)

• General

  • Se puede hacer scroll en las rejillas de datos usando la rueda del ratón (antes funcionaba sólo con algunos modelos de ratón) siempre que no esté seleccionada una celda individual.

  • Los iconos clásicos ya no están disponibles.

  • Se pueden agregar y quitar usuarios de los departamentos en todos los nodos del explorador que muestran usuarios de un departamento.

  • Nuevos permisos "Ver Usuarios", "Modificar Usuarios", "Modificar Administradores" permiten que usuarios no administradores puedan crear/modificar otros usuarios.

  • Nuevas opciones de configuración del Agente SMTP que se coordinan con el Agente v4, el cual incorpora:

    • Activación por separado de Escalado, Correo, Alertas y Monitorización de Carpetas.

    • Funcionalidad nueva: Alertas, Monitorización de Carpetas y Emails externos.

    • Funcionalidad modificada: Correo (nuevas funciones para asunto/contenido).

  • Nuevo nodo "Usuarios sin puesto" bajo Usuarios / Todos los puestos.

  • Nuevo nodo en el Explorador con los formularios pendientes del usuario.

  • Nueva opción de configuración permite mostrar en rojo los campos obligados desde el principio. Valor por omisión: verdadero.

  • Nueva opción de configuración permite agrupar autorizaciones con labor A en formularios. Esto permite, por ejemplo, asignar como generadores de una sección los departamentos Calidad y Financiero con labor A y al menos un usuario de Calidad y uno de Financiero deberán aprobar la sección.

• Gestión Documental

  • En la Edición Empresarial, se permite mover documentos en históricos a otros tipos.

  • Ahora es posible seleccionar uno o varios documentos y pulsando un botón enviarlos como adjuntos a un nuevo mensaje de Outlook (requiere Microsoft Outlook).

  • Cuando se están agregando usuarios a la solapa "Usuarios" de un documento, el Administrador puede elegir agregarlos con labor S ó A (antes sólo N).

  • Nuevo atributo de documento "Público", permite que el documento sea visto por todos los usuarios aunque no estén expresamente autorizados.

  • Nuevo nodo "Públicos" en documentos del explorador.

  • Nuevas opciones en el menú Herramientas para marcar/desmarcar como públicos los documentos.

• Formularios Interactivos

  • Diseñador

    • Al pulsar con el botón derecho sobre una sección al ver el flujo del modelo, se muestran las dependencias de la sección.

    • Nuevas posibilidades al definir dependencias:

      • NOT para cada caso

      • AND global para todos los casos

      • NOT global para el resultado final

    • Nueva propiedad "Forzar Mayúsculas" en variables tipo Texto normales y tabulares, así como en variables tipo Memo.

    • Nueva propiedad "Alertar" en variables de fecha, permite enviar un e-mail cuando se alcanza esa fecha y la sección o el formulario continúan pendientes (requiere Agente Docal versión 4.01.02 ó superior)

    • Nueva opción para cambiar el texto de una variable de opciones múltiples y que se propague a las dependencias.

    • Se ha mejorado el reposicionamiento al copiar y pegar autorizaciones de secciones de formularios, así como al eliminar autorizaciones

    • En variables de texto que vayan a contener una dirección e-mail, es posible establecer una plantilla de texto para enviar un e-mail a esa dirección (por ejemplo un cliente) al aprobar la sección (requiere Agente Docal versión 4.01.02 ó superior).

    • Se puede omitir cualquier sección sin tener que eliminarla.

    • Nueva funcionalidad al modificar opciones múltiples, permite eliminar dependencias de una opción o la opción en sí.

      • Si había secciones que sólo dependían de ella, se omiten.

      • Si había variables que sólo dependían de ella en secciones que no se omiten, se elimina la variable.

      • Si había autorizaciones que sólo dependían de ella, se eliminan

    • Quitada pregunta de verificación al cerrar un modelo, nuevo botón para esta función.

    • Las variables de tipo archivo tienen ahora la propiedad "Copiar de" para que se puedan copiar automáticamente los archivos de una sección anterior.

    • Al crear un formulario de prueba ya no se pide la contraseña aunque esté activada la compatibilidad FDA.

  • Escalados

    • Al calcular dias laborables en los escalados se desplazan las fechas en el caso de horario no laboral (requiere Agente Docal versión 4.01.02 ó superior)

    • Se permite escalado a tiempo cero para enviar avisos a varios niveles al mismo tiempo y en ese caso no hay preaviso (requiere Agente Docal versión 4.01.02 ó superior)

  • Consultas

    • Se ha mejorado el sistema de filtros al consultar datos de formularios

    • Las variables de fecha permiten ahora filtrar fácilmente por año y mes

    • Nuevo nodo "Secciones pendientes de usuarios" al explorar un Modelo

    • Nuevos nodos para mostrar los usuarios/departamentos que han creado/procesado las secciones

  • Exportación de Formularios

    • Nuevos botones en Formularios:

      • Enviar por Outlook: genera un mensaje de Outlook con el contenido del formulario, incluyendo adjuntos (requiere Microsoft Outlook).

      • Generar HTML: genera un documento HTML con el contenido del formulario.

      • HTML a Word: genera un documento HTML con el contenido del formulario y lo abre con Microsoft Word (requiere Microsoft Word).

    • Ahora se admiten tanto libros de Excel como plantillas, de todas las versiones

    • Se ha mejorado la velocidad al exportar formularios a Excel

  • Gestión de Formularios

    • Cuando se están agregando usuarios a la solapa "Usuarios" de una sección, el Administrador puede elegir agregarlos con labor S ó A (antes sólo N).

    • Los administradores de secciones pueden ahora modificar los usuarios de su sección.

    • Se ha mejorado la aprobación de secciones en el caso de que el formulario haya permanecido abierto en pantalla por un periodo largo de tiempo.

    • En la sección de Acciones, en estado Creado, tras activar privilegios, es posible eliminar acciones que se encuentren en cualquier estado y se guarda un evento con el número de la acción eliminada.

    • Por omisión, las variables requeridas de un formulario se muestran en rojo. Se puede volver al comportamiento anterior desde la configuración general.

    • Al aprobar una sección, no se avisa a todos los usuarios sino sólo a los destinatarios en pantalla.

    • Al dar de baja un Modelo, las acciones pendientes se desestiman.

    • Al asignar automáticamente los usuarios de una sección, nuevos campos indican el dep/nivel/usuario del que procede.

    • Nuevo nodo Cumplimentados / Públicos en el Explorador.

    • Nuevas opciones en el menú Herramientas para marcar/desmarcar como públicos los formularios.

    • En varios listados y consultas se muestra el nombre de la sección y no sólo el número de orden.

    • Por defecto, se muestran los formularios creados en la última semana. Desde el menú Herramientas / Preferencias del usuario / Explorador / Seleccionar por fechas se puede volver al comportamiento anterior.

• Mantenimieto de la Base de Datos

  • Nueva opción del menú Administrador / Utilidades / Base de Datos / Reindexar permite mejorar el rendimiento de la base de datos (disponible para SQL Server y Oracle).

  • Nueva opción del menú Administrador / Utilidades / Base de Datos / Mejorar rendimiento SQL Server permite mejorar significativamente el rendimiento de la base de datos (disponible para SQL Server).

5.50.85 (31/12/2009) (volver arriba)

• Nuevo instalador, totalmente compatible con Windows Vista y Windows 7, que además mejora la compatibilidad para actualización automática en estas versiones de Windows.

• Más de 50 mejoras generales de funcionamiento.

• Nuevo nodo Correo en el Explorador, muestra el correo del usuario y permite realizar búsquedas.

• Se pueden agregar a la barra de inicio rápido cada uno de los nodos de la raíz del Explorador, incluyendo tablas definibles y nodos de documentos para proyectos, clientes y proveedores individuales.

• Cuando en un cuadro de texto o en el explorador se muestra un hipervínculo, éste se puede abrir haciendo doble click sobre él.

• Un nuevo botón Enviar mensaje en la ficha de un documento, permite enviar un mensaje relacionado con dicho documento a otro usuario.

• Al iniciar sesión, la hora que se muestra en el título de la ventana de Docal se toma del servidor.

• La opción del menú Herramientas / Extraer documentos OLE, para usuarios autorizados, ahora siempre extrae los documentos. Si el documento tiene un formato no compatible con la extracción automática, genera un archivo en formato IDTole que puede ser visualizado con la nueva utilidad VisorOLE.

• Cuando hay una firma delegada activa, se envía un duplicado de los correos a la persona en quien se ha delegado la firma.

• Se admite un documento vigente como plantilla para un Tipo de Documento o un Tipo Básico. Esto permite publicar las plantillas como documentos, con proceso de aprobación y control de versiones, y seguidamente usarlas como plantillas para ciertos tipos de documentos.

• Configuración general:

  • Se permite agregar a un usuario como destinatario al enviarle un mensaje relativo a un documento. Si se deja No (opción por defecto), quien recibe el mensaje sólo puede ver el documento si previamente ya era destinatario del mismo.

  • Se permite agregar a un usuario como destinatario al enviarle un mensaje relativo a un formulario. Si se deja No (opción por defecto), quien recibe el mensaje sólo puede abrir el formulario desde la ventana de correo, pero no puede usar opciones de búsqueda.

  • Se puede hacer que el remitente de los mensajes automáticos generados por el sistema sea el usuario que realiza la operación. Por ejemplo, cuando un revisor da su conformidad a un documento, en el mensaje que recibe el aprobador aparece el revisor como remitente en lugar del sistema.

  • Se puede evitar que el usuario que realiza una operación reciba mensajes automáticos. Por ejemplo, si el usuario que aprueba un documento puede además publicarlo, no se le envía el mensaje de "documento para publicar".

  • Se pueden activar Calendarios adicionales para tratar correctamente el escalado en distintas zonas horarias o en centros de trabajo con distintos horarios y/o días festivos. Si se activa esta opción, el Administrador dispone de un nodo Calendarios en el explorador donde puede definirlos y asociarlos a diferentes departamentos y/o usuarios.

  • Se permite bloquear Docal con clave después de un cierto periodo de inactividad del usuario en Windows (siempre que no haya un formulario modal abierto).

• Formularios Interactivos:

  • Cuando una sección de un formulario queda estancada, se envía un mensaje al Administrador del Sistema, del Modelo o de la Sección.

  • Las autorizaciones (y también los escalados) para usuarios y departamentos se pueden definir de forma mucho más flexible, a partir de variables de texto. Esto permite, por ejemplo, elegir un departemento (de la lista de departamentos de Docal) en una sección y enviar la siguiente sección al usuario con nivel Operario en dicho Departamento. Cuado existe un nuevo departamento, basta con crearlo en Docal y asignar sus operarios, sin necesidad de actualizar el Modelo.

  • Posibilidad de definir autorizaciones genéricas para destinatarios.

  • Nuevo botón Usuarios autorizados en solapa usuarios al rellenar una sección, permite ver los usuarios que se van a agregar antes de avanzar la sección.

  • Los mensajes de correo de escalado incluyen el título del formulario.

  • Al definir una consulta desde el enlace a datos del sistema, es posible guardarla como informe personalizado, apareciendo de este modo en el Explorador.

  • Las variables de tipo lógico admiten un valor por omisión.

  • Al calcular una variable calculada, si una de las numéricas a utilizar está vacía, se devuelve cero en lugar de vacío. Esto simplifica enormemente la creación de expresiones de cálculo donde algunos valores son opcionales.

  • Se pueden eliminar formularios de baja.

  • Un nuevo botón Enviar mensaje en la ficha de un formulario, permite enviar un mensaje relacionado con dicho formulario a otro usuario.

  • Al mostrar las secciones de un formulario, sólo se muestran aquellas que van a ser usadas, en función de sus dependencias. Esto mejora mucho la presentación cuando hay un gran número de secciones opcionales.

  • Al exportar Formularios a Excel, los valores lógicos nulos se exportan como vacíos (antes siempre como No). Esto puede requerir la adaptación de plantillas de Excel creadas previamente.

  • Nuevo nodo Pendientes del usuario al explotar un Modelo.

  • Nueva opción del menú Administrador / Utilidades: Posibilidad de cambiar el nombre de una clase en un formulario vigente. El cambio se hereda por las versiones anteriores opcionalmente. Esto puede facilitar la unificación de informes Excel y la corrección de errores al cambiar nombres de clase de forma no intencionada.

  • Nuevo botón en la ficha de tabla definible, permite eliminar todos los datos del histórico de la tabla.

  • Al definir los límites para una variable numérica tabular, se pueden usar otras variables de la misma tabla. De este modo, se pueden establecer límites distintos para cada línea de la tabla.

  • Al crear nueva versión de un formulario, la nueva versión toma todas las acciones de la versión anterior.

  • Al definir una variable de texto con botón de búsqueda, la nueva propiedad "Condición adicional" permite filtrar la búsqueda por una variable (no tabular) de la propia sección o de otra anterior. Esto permite, por ejemplo, elegir primero un cliente y seguidamente una o varias facturas de dicho cliente (en la variable "factura", se filtra por la variable "cliente").

  • Nuevo nodo del explorador Formularios / Modelos / Búsqueda avanzada, permite definir pantallas específicas de búsqueda de formularios, las cuales se muestran en la barra de inicio rápido.

  • Ahora es posible ver fácilmente el correo de un formulario o una sección. El botón se muestra en la barra de botones.

  • El botón para mostrar los eventos de un formulario o sección aparece ahora en la barra de botones, junto al nuevo botón para mostrar correo.

  • Al pulsar el botón Escalado en una sección de un formulario, se muestran no sólo los escalados pendientes sino también los que ya se han lanzado.

  • Las variables de tipo "Separador" admiten ahora dependencias. De este modo, pueden aparecer u omitirse en pantalla e impresora según se cumplan o no las condiciones establecidas.

Cómo actualizar

• Si tiene instalada la versión 5.10 ó superior del Sistema Docal, vaya al menú Administrador / Servicios de Internet / Comprobar si existen actualizaciones y siga las instrucciones de la pantalla para actualizar automáticamente todos los PCs de su red.

• Si su versión es anterior a la 5.10, pulse aquí para acceder al área de descarga. Se le pedirá un nombre de usuario y contraseña, si no los conoce y tiene contratado el Servicio de Soporte y Actualización Permanentes del Sistema Docal, contacte con IDT para que se le faciliten estos datos.