Cuando implante el Sistema Docal en mi empresa ¿Qué otros programas tendré que comprar?Aquí recogemos algunas de las preguntas que con mayor frecuencia se nos plantean acerca del Sistema Docal:
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Cuando implante el Sistema Docal en mi empresa ¿Qué otros programas tendré que comprar?Obligadamente, ninguno. Con el Sistema Docal seguirá usando los mismos programas Windows que ya utiliza para crear sus documentos (Word, Excel, AutoCAD y otros) y no está obligado a realizar ninguna inversión adicional en programas.
No obstante, si su empresa ya dispone de un SGBD como SQL Server u Oracle, se puede mejorar el rendimiento del Sistema Docal.
Tengo la mayor parte de mis documentos ya creados con Word, Excel, AutoCAD y otros programas Windows ¿Puedo aprovecharlos o tendré que volver a crearlos?Puede aprovecharlos. Sólo tendrá que crear la ficha de cada documento y arrastrar el documento existente desde el Explorador de Windows hasta la ficha recién creada.
En mi empresa gestionamos planos de AutoCAD, dibujos de FreeHand, presentaciones de PowerPoint, imágenes JPG y GIF, archivos PDF, etc. ¿Pueden gestionarse con el Sistema Docal?Sí. El Sistema Docal admite cualquier tipo de archivo, y permite controlar distintas versiones de todos ellos.
Con el Sistema Docal, ¿puedo visualizar todos los documentos de mi empresa en forma de un único árbol y explorar sus ramas?Sí y No. El Sistema Docal construye de manera automática para cada documento dos árboles de dependencias que pueden ser explorados individualmente y que muestran las dependencias no sólo con documentos vigentes, sino también con aquellos que están siendo revisados. Por tanto las dos respuestas son válidas:
Sí porque si tiene toda la documentación estructurada partiendo desde un único documento de rango máximo como por ejemplo la norma ISO 9001:2008, podrá abrir la ficha de este documento y explorar su árbol de dependencias para encontrar allí todos sus documentos perfectamente estructurados.
No porque lo mas habitual es que la estructura de los documentos de su empresa no sea realmente un árbol, ya que probablemente tendrá documentos que dependan, por ejemplo, de más de una Instrucción Técnica. Los árboles de dependencias del Sistema Docal le descubrirán todas estas interrelaciones.
¿Cómo puedo conseguir una "Demo" del Sistema Docal?Pulse aquí para escoger entre distintas versiones de demostración.
Tengo documentos situados en diferentes directorios de mi Red para que puedan acceder a ellos los distintos usuarios. Con el Sistema Docal ¿seguiré trabajando del mismo modo? No. En el diseño del Sistema Docal se ha primado la seguridad en el acceso a los documentos, por lo que todos ellos están centralizados y sólo puede accederse a los mismos mediante los permisos que el Administrador del Sistema Docal otorgará a cada usuario dentro del Sistema, de modo que ningún usuario no autorizado puede abrir los Documentos aunque tenga acceso a todos los directorios de la Red.
Si quiero usar el Sistema Docal para gestionar a la vez las documentaciones de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad Laboral ¿Tendré que comprar 3 licencias del Sistema Docal?No. La misma licencia le permitirá gestionar todos los documentos, y usted puede elegir hacerlo conjuntamente o en tres Bases de Datos independientes.
En mi empresa se utiliza documentación externa de clientes y/o proveedores. ¿Cómo podré gestionarla dentro del Sistema Docal?Podrá elegir entre dos posibilidades de gestión:
Cuando busque un documento concreto ¿Cómo podré localizarlo?Las pantallas de consulta de documentos del Sistema Docal le permiten localizar cualquier Documento por su Título (completo o sólo una parte), Código (completo o parte), Tipo de Documento, Departamento al que pertenece, usuario que lo creó, revisó o aprobó, por otro documento al que haga referencia o incluso por una palabra contenida dentro de la descripción. Además dispone de tres campos de búsqueda abiertos que podrá personalizar de acuerdo las necesidades concretas de su empresa.
Muchos usuarios en mi empresa necesitan seguir recibiendo copias en papel de los documentos ya que no disponen de un PC en su puesto de trabajo ¿Cómo sabré los documentos que tengo pendientes de distribuir o retirar en papel a estos usuarios?Sólo tiene que definir estos usuarios dentro del sistema como Destinatarios en papel. De este modo, cada vez que apruebe un documento que les afecte, el Sistema Docal le avisará del número de copias que debe imprimir para estos usuarios y en todo momento podrá consultar cuales han sido ya entregadas y cuales están pendientes.
¿Cómo sabe un usuario que tiene que Revisar o Aprobar un Documento?En la Edición Empresarial del Sistema Docal, no es necesario estar conectado al sistema. Aunque el usuario esté realizando cualquier otra labor con Windows, se le mostrará un mensaje en la pantalla de su ordenador que además le permitirá iniciar una sesión de Docal si lo desea para poder ver el Documento y revisarlo y/o aprobarlo.
En el resto de ediciones, cuando el usuario conecte al Sistema Docal y pulse el botón de Documentos en Desarrollo, automáticamente obtendrá una lista de los documentos que tiene pendientes de revisar y/o aprobar.
A veces tengo que crear un Documento que va acompañado de varios Anexos ¿Hay alguna facilidad dentro del Sistema Docal para tratar el Documento Principal y sus Anexos como un todo?Sí. En el Sistema Docal, los anexos se denominan Formatos y se hacen depender de un Documento Principal, de modo que solo pueden ser aprobados y/o devueltos en conjunto. Además se dispone de una ventana que muestra la lista completa de los documentos que se están aprobando de manera conjunta y permite abrir cada uno de ellos.
En mi empresa hay usuarios que comparten un mismo ordenador ¿Pueden recibirse en ese ordenador los avisos de cada uno de ellos de manera individualizada?Sí. El sistema de avisos incorporado en la Edición Empresarial se autoconfigura para avisar a cada uno de los usuarios de ese ordenador.
En el caso anterior en que varios usuarios que comparten un mismo ordenador ¿Como se resuelve el problema de la seguridad, para impedir que un usuario pueda tener acceso a los documentos de otro cuando éste ha dejado abierta su sesión del Sistema Docal?El Sistema Docal dispone de una función de Bloqueo que impide que un usuario pueda usar la sesión que ha sido abierta por otro usuario, aunque trabajen en el mismo ordenador.
¿Puede el Administrador del Sistema Docal aprobar un Documento en nombre de otro usuario?Sí y No. El Administrador no puede realizar esta función como tal, pero incluye un sistema de Firmas Delegadas que le permite hacerlo por delegación.
¿Por qué tiene el Sistema Docal un Correo propio y no utiliza sistemas estándar como Outlook o Lotus Notes?El Sistema Docal ha sido diseñado para ser una herramienta de control total en manos del Responsable de Calidad, que no depende de otras herramientas que deban ser gestionadas por otros Departamentos (por ejemplo Informática).
Esta característica hace, por ejemplo, que todos los mensajes de correo sean auditables por el responsable de Calidad.
Paralelamente, está disponible un programa independiente, el Agente Docal, que permite enviar por correo electrónico copia de los mensajes, a través de cualquier servidor SMTP de correo saliente como Microsoft Exchange, Lotus Notes y servidores de correo en Internet.
Mi empresa exporta productos a los Estados Unidos. ¿Cumple el Sistema Docal las especificaciones de la US-FDA para el control electrónico de la documentación?Sí. La Edición Empresarial del Sistema Docal cumple todos los requisitos. Si lo desea, puede solicitarnos los cuestionarios de validación.
Mi empresa tiene varias delegaciones ¿Puedo usar el Sistema Docal para distribuir los documentos en ellas?Sí. Hay varias modalidades, y deberá adoptar una u otra en función de la configuración que tenga la red corporativa de su empresa.
¿Dónde puedo obtener información detallada acerca del Sistema Docal?Haga click sobre el logotipo:
¿Cual es la Edición del Sistema Docal mas adecuada para mi empresa?Pulse aquí para obtener una descripción detallada de las distintas ediciones del Sistema Docal.
¿Puedo usar el Sistema Docal en ordenadores con Windows 3.1 ó 3.11?No. El Sistema Docal sólo puede ser instalado en ordenadores con las versiones de Windows 95, 98, Me, NT 4.0, 2000, XP y 2003.
Si después de utilizar el Sistema Docal en mi empresa durante unos años se decidiese cambiar a otro sistema ¿Tendré que volver a crear todos los documentos?No. Puesto que los documentos se crean con programas comerciales como Word y otros, podrá sacarlos del Sistema Docal cuando quiera. Una opción automática permite al Administrador volcar todos los Documentos a una carpeta del disco.
Somos consultores de Calidad ¿Podríamos usar el Sistema Docal para elaborar la documentación de nuestros clientes?Sí. Con una única licencia del Sistema Docal, podrán elaborar tantos juegos de documentos como clientes tengan. Luego podrán entregar los documentos a sus clientes por cualquiera de los siguientes medios:
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