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El SISTEMA DOCAL se compone de tres módulos:

• CONTROL DOCUMENTAL (siempre): se ocupa de la gestión de toda la Documentación, el workflow necesario para su aprobación, la distribución, el histórico, control de nuevas versiones, etc, así como todos los Registros relacionados con la Documentación. Los documentos pueden ser creados con Word, Excel, AutoCAD, etc.

• FORMULARIOS INTERACTIVOS (opcional): resuelve el problema de los Registros que deben ser cumplimentados por distintos usuarios, como es el caso habitual para controlar No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas, Autorizaciones de Compras, etc.

  Con esta herramienta, Ud. puede diseñar formularios cuyo workflow de cumplimentación es gestionado íntegramente por el sistema, garantizando la integridad de los datos aportados por cada usuario, y al mismo tiempo almacenando éstos en una Base de Datos que permite responder a todo tipo de preguntas acerca de la información aportada por los distintos usuarios.

  Con herramientas como por ejemplo Microsoft Word o Excel, si Ud. necesita que el mismo formulario sea cumplimentado informáticamente por varios usuarios, es prácticamente imposible garantizar que los cambios realizados por un segundo usuario no están alterando el contenido creado por el primer usuario.

  Además, sería muy complicado (y lento) procesar conjuntamente la información guardada en distintos documentos de Word o Excel. Por ejemplo, si tiene un impreso de No Conformidad en Word donde aparece el dato "producto", no hay una forma sencilla de responder a preguntas como: ¿cuantas No Conformidades se refieren al producto X durante el primer trimestre de este año?

• CONTROL DE LA FORMACIÓN (opcional): permite señalar documentos de lectura obligada, planificar cursos, detectar carencias formativas y planificar cambios de puesto de trabajo.

Ventajas

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• Adecuación a su función: recientemente el Sistema Docal ha obtenido el PRIMER PUESTO en un estudio comparativo de los mejores sistemas de gestión documental, realizado en el Departamento de Informática de la Escuela Politécnica Superior de la Universidad Carlos III de Madrid, superando a DocuShare, Hummingbird, Papiro, NovaManage, Documentum, Rational Soda, Keyfile, Idealist, DocExpress, etc. El estudio siguió los requisitos del estándar 1209 del IEEE para evaluación y selección de herramientas CASE.

• Bajo precio: el coste es asequible para cualquier empresa, al tiempo que el precio por usuario se reduce drásticamente al aumentar el número de usuarios.

• Fiabilidad: presta servicios ininterrumpidamente desde enero de 1998 en grandes empresas, y puede trabajar con SQL Server y Oracle.

• Prestigio: ha sido elegido por empresas de los grupos Mapfre, Iberia, Hero, Abbott Laboratories, Cegasa, Telefónica, Cirsa, Altadis, Crown Cork, Alsat, Heimbach, Norte, Samca, etc, en 8 paises.

• Simplicidad: para administrar los documentos no se necesita ser un experto informático y tampoco semanas de aprendizaje o consultoría.

• Tranquilidad: nuestros clientes han superado con éxito auditorías de certificación con AENOR, Bureau Veritas, Det Norske Veritas, Lloyd's, etc, cumpliendo los requisitos de las normas ISO 9001:2008, ISO 14001, normas QS e incluso los estrictos requisitos de la US-FDA.

• Control Total: puede controlar completamente el acceso a sus documentos y la impresión de los mismos, generar formularios interactivos y controlar procesos.

• Compatibilidad: puede gestionar documentos de Word, Excel, PowerPoint, FreeHand, AutoCAD, Acrobat, WordPerfect, Lotus SmartSuite y cualquier archivo de disco, y enviar correo electrónico mediante cualquier servidor SMTP ó mediante Outlook 97 ó posterior.

• Soporte: puede tener acceso a soporte en todo momento, y es gratis los primeros 3 meses.

• Actualizaciones: puede mantener su software siempre actualizado desde nuestra Web por un reducido coste anual.

• Integración con otras aplicaciones: existe un componente OCX que permite tener acceso a los Formularios Interactivos desde cualquier otra aplicación. De este modo puede, desde su aplicación corporativa, poner en marcha un nuevo Formulario de Incidencia, No Conformidad, Solicitud de Compra, etc, consultar los Formularios pendientes, completar sus acciones, etc.

Otras características sobresalientes

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• Diseño y control de Formularios Interactivos.

• Control del Desarrollo, Aprobación y Distribución de Documentos.

• Información sobre la interdependencia entre documentos Vigentes y en Desarrollo.

• Creación automática de un Sitio Web de Documentación para Intranet o Internet.

• No requiere Lotus Notes, Exchange ni Outlook, aunque puede configurarse para enviar correo electrónico mediante éste último, o mediante un servidor SMTP a través del Agente Docal

• Compatible con SQL Server 7.0 (ó posterior) y Oracle 8i (ó posterior).

• Opcionalmente permite distribuir los documentos en el formato PDF de Acrobat Reader, por lo que no tendrá que adquirir licencias adicionales para cada PC de cada programa utilizado.