El Sistema Docal incluye de manera conjunta la informatización de todos los procesos asociados a la Gestión de Documentos y Registros de Garantía de Calidad, Medio Ambiente y/o Seguridad Laboral, disponiendo además de un entorno de fácil uso, administración sencilla y escasos requerimientos de hardware.
El Módulo de Formularios Interactivos permite diseñar y controlar Formularios de No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas y cualquier otro tipo de Formulario que se precise.
Si se dispone de un servidor de Intranet/Internet, permite distribuir los documentos por este medio sin requerir la intervención del webmaster.
A continuación incluimos un breve resumen de las características más destacadas del Sistema Docal. Para facilitar su comprensión, algunas descripciones y pantallas han sido simplificadas.
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El Sistema puede prescindir totalmente del uso del papel, aunque también contempla facilidades para la distribución en papel a los usuarios que no tengan acceso a un PC. |
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Siempre podrá saber qué usuarios tienen acceso a un determinado Documento, cuando lo han abierto y desde qué ordenador. |
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Para Documentos realizados con Microsoft Word ó Excel (versión 2000 ó posterior) podrá además controlar totalmente la impresión que los usuarios realicen e incluso impedir que el usuario imprima, guarde o copie el contenido del Documento. |
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Paralelamente, si se dispone de un servidor de Internet o Intranet, es posible generar automáticamente el Sitio Web completo de la documentación, globalmente para toda la empresa o bien con una página Web personalizada para cada uno de los usuarios, quienes acceden a sus documentos mediante un navegador. |
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El Sistema muestra en pantalla los árboles de dependencias
de cada documento. Estos árboles incluyen las dependencias
tanto con documentos vigentes (libro abierto) como
en desarrollo (libreta), y tanto hacia documentos de mayor
rango (referencias) como hacia los de rango inferior
(usado en).
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Basándose en esta información, cada vez que se pide
al Sistema la revisión de un documento, éste avisa
sobre aquellos otros documentos que podrán verse afectados. |
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 (Este gráfico representa datos reales de utilización del Sistema Docal en uno de nuestros clientes y ha sido generado directamente por la aplicación) |
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Los usuarios reciben los avisos del Sistema mediante un icono en la barra de tareas de Windows. El Agente Docal también permite enlazar estos mensajes con un sistema de correo electrónico como Microsoft Outlook o Lotus Notes a través de cualquier servidor SMTP, para que los usuarios reciban los mensajes en su bandeja de entrada. |
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El Sistema avisa al Administrador de la existencia de la petición, de modo que pueda:
Las peticiones de cambio mantienen la interrelación entre el usuario que realizó la petición, el documento a que se refería, la respuesta que se le ha dado y, en su caso, el requerimiento de cambio y/o la nueva versión en desarrollo que han sido generados como consecuencia. |
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Se puede personalizar el fondo y los gráficos para darle una imagen corporativa, editando las plantillas incluidas.
Aquí hay varios ejemplos del resultado, según la opción elegida:
| <== Anterior | IDT | Siguiente ==> |
para su entrada en vigor o devolverlo 
al usuario que lo desarrolló. Durante la fase de aprobación del documento, el Sistema evita que pueda ser modificado, garantizando así que el documento que se aprueba es el mismo que después estará vigente. Asimismo, el documento puede recibir críticas antes de su aprobación por parte de usuarios debidamente autorizados, de modo que los responsables de la aprobación conozcan posibles objeciones antes de la entrada en vigor del documento.
