Hola,
No lo consideramos correcto porque, por ejemplo, si el usuario anterior aprobó un documento hace un mes, en los registros parecerá que lo aprobó el usuario nuevo, el cual aún no trabajaba en la empresa en esa fecha.
El procedimiento recomendado es:
1) Crear el nuevo usuario con su propio nombre e ID de usuario.
2) Asignarle los mismos permisos y los mismos "Puestos" de trabajo que al usuario antiguo.
3) Marcar el usuario antiguo como "Activo: No"
4) Usar el botón "Transferir pendientes" en la ficha del usuario antiguo para transferir al nuevo usuario los documentos y formularios que dejó pendientes el usuario que se ha marchado.
Si la distribución de documentos se realiza usando autorizaciones por departamento y por departamento/nivel, con esto debería ser suficiente.
Si se hace distribución "manual" de documentos a ciertos usuarios, es posible que en el paso (2) sea necesario utilizar el botón "Distribuir documentos al usuario" en la ficha del nuevo usuario y dentro de esta ventana pulsar el botón "Agregar / De otro" para asignarle exactamente los mismos documentos a los que tenía acceso el usuario antiguo.
Saludos,